IT аутстаффинг: как усилить команду без найма в штат

В 2019 году произошел значительный сдвиг в подходе к управлению IT-командами: привлечение внешних специалистов стало нормой для большинства компаний. Сегодня все чаще мы слышим термины "outstaff" и "outsource", но что они действительно означают для IT-бизнеса?

Outstaff это гибкая модель найма, которая позволяет компаниям быстро масштабировать свои команды, сохраняя при этом полный контроль над рабочими процессами. В то же время, аутсорсинг предлагает возможность полностью передать определенные функции внешним исполнителям.

В условиях, когда спрос на квалифицированных IT-специалистов превышает предложение, обе модели становятся особенно актуальными для российского бизнеса. При этом каждый подход имеет свои особенности: аутсорсинг помогает снизить затраты на содержание собственного IT-отдела, а аутстаффинг идеально подходит компаниям с налаженными IT-процессами.

В этой статье мы детально разберем различия между этими подходами и поможем вам определить, какая модель лучше подойдет именно для вашего бизнеса. Рассмотрим все аспекты: от распределения ответственности до финансовых преимуществ каждого варианта.

Аутстаффинг стал одним из наиболее эффективных решений для IT-компаний, стремящихся к гибкой структуре персонала. Давайте разберемся в этом понятии более подробно.

Определение и ключевые особенности аутстаффинга

Аутстаффинг (outstaff) – это бизнес-модель, при которой компания привлекает IT-специалистов через посредника для выполнения определенных задач, сохраняя при этом полный контроль над рабочим процессом. В отличие от аутсорсинга, где передается выполнение целой функции, при аутстаффинге специалисты работают под непосредственным руководством клиента, хотя официально числятся в штате компании-провайдера.

Ключевые особенности IT-аутстаффинга:

• Специалист трудоустроен в компании-провайдере, но фактически работает в офисе клиента

• Клиент самостоятельно формирует требования к продукту, составляет задачи и определяет приоритеты

• Оплата труда и налоговые отчисления осуществляются компанией-провайдером

• Заказчик получает доступ к квалифицированным специалистам без необходимости их официального трудоустройства

Простыми словами, outstaff – это когда компания "выкупает" время специалистов у сторонней организации для реализации проектов или задач.

История развития модели outstaffing в мире и России

Индустрия временного персонала зародилась в США еще в 1920-х годах. Однако настоящий расцвет аутстаффинг получил в 90-х годах прошлого столетия. Первоначально услуги предлагались рекрутинговыми агентствами через модель лизинга персонала.

В России аутстаффинг появился в начале 1990-х с приходом международных компаний. Настоящий бум спроса произошел во время кризиса 1998-1999 годов, когда компании искали способы оптимизации кадровых расходов.

К 2010-2011 годам использование аутстаффинга в России возросло в 4 раза. По статистике на 2023 год, 83% руководителей IT-проектов планируют или уже обращаются к поставщикам услуг на аутсорсе, а рынок IT-аутстаффинга в 2024 году может достигнуть 211 млрд рублей.

Законодательное регулирование аутстаффинга

В России аутстаффинг регулируется Федеральным законом №116-ФЗ от 05.05.2014 г.. С 2016 года вступили в силу законы, устанавливающие необходимые условия для частных агентств занятости. Компания может предоставлять услуги аутстаффинга только при соблюдении следующих условий:

• Наличие аккредитации в службе занятости

• Уставной капитал не менее 1 млн рублей

• Отсутствие задолженностей по налогам и сборам

• Руководитель должен иметь высшее образование и опыт работы с персоналом

Кроме того, заработная плата "арендованных" сотрудников не должна быть ниже, чем у постоянных работников принимающей стороны на аналогичных должностях.

Важно отметить, что закон разрешает привлекать внештатных сотрудников только в двух случаях: для замещения временно отсутствующих специалистов или при временном увеличении объема производства.

Передача ИТ-функций внешним исполнителям стала стандартной практикой для современных компаний, стремящихся оптимизировать свои процессы. Рассмотрим подробнее, что представляет собой аутсорсинг в технологической сфере.

Суть и механизмы IT-аутсорсинга

IT-аутсорсинг – это бизнес-модель, при которой компания нанимает стороннюю организацию для выполнения определенных задач или функций, ранее выполнявшихся внутренними ресурсами. В отличие от аутстаффинга, здесь происходит полная передача как сотрудников, так и ответственности за результат.

Процесс внедрения IT-аутсорсинга включает несколько этапов:

1. Анализ потребностей и задач компании

2. Выбор подходящего исполнителя (аутсорсера)

3. Заключение договора с четкими SLA-соглашениями

4. Передача функций и настройка коммуникационных процессов

5. Мониторинг выполнения и оценка эффективности

Аутсорсинг позволяет повысить эффективность предприятия, высвобождая организационные, финансовые и человеческие ресурсы для развития основных направлений бизнеса. Более того, компании получают доступ к высококвалифицированным специалистам без затрат на их обучение и содержание.

Типы аутсорсинга в технологической сфере

В IT-сфере выделяют несколько ключевых видов аутсорсинга:

Функциональный аутсорсинг – передача определенных сервисов и функций IT-инфраструктуры, например, обслуживание серверов или почтового сервиса. Ответственность за результат полностью переходит к исполнителю.

Ресурсный аутсорсинг (аутстаффинг) – подбор квалифицированных IT-специалистов под задачи клиента. Управление и ответственность за результат остаются на заказчике.

Стратегический аутсорсинг – компания-клиент полностью передает свою IT-службу под управление аутсорсера, который развивает информационную систему заказчика в соответствии с потребностями бизнеса.

Также аутсорсинг классифицируют по критичности задач (критичный и рутинный) и длительности сотрудничества (единоразовый и долгосрочный).

На практике компании чаще всего передают на аутсорсинг такие функции, как обслуживание инфраструктуры, разработка ПО, техническая поддержка, обеспечение безопасности данных и аналитика. Это позволяет сократить издержки минимум в 2 раза по сравнению с содержанием собственного IT-отдела.

При выборе стратегии привлечения IT-специалистов ключевой вопрос заключается в понимании фундаментальных различий между моделями сотрудничества. Рассмотрим самые важные аспекты outsource и outstaff подходов.

Распределение ответственности и контроля

В основе аутсорсинга лежит принцип полной передачи функций: исполнитель берет на себя всю ответственность за качество и своевременность выполнения задач. При аутстаффинге контроль над рабочими процессами остается полностью у заказчика.

Ключевые отличия:

• Аутсорсинг: специалисты работают на территории исполнителя, следуя внутренним правилам компании-подрядчика

• Аутстаффинг: персонал работает непосредственно на территории заказчика или удаленно под его руководством

Финансовые аспекты: структура затрат и ценообразование

Финансовые модели существенно различаются. При аутсорсинге затраты фиксированные и прописываются в договоре, а заказчик платит за результат работы. В случае с аутстаффингом формируется гибкая модель оплаты, зависящая от числа специалистов и продолжительности их работы.

Стоит отметить, что аутсорсинг "под ключ" считается самой дорогой моделью взаимодействия, поскольку исполнитель закладывает в смету все потенциальные риски.

Услуга аутстаффинга разработчиков в Москве от AV Studio

Юридические нюансы оформления отношений

Аутсорсинг оформляется договором на оказание услуг с четко прописанными задачами и сроками выполнения. При аутстаффинге заключается договор на предоставление персонала, который регламентирует условия труда и ответственность сторон.

Важно: компания может заключить договор аутстаффинга только через аккредитованное агентство, а работники, нанятые через аутстаффера, имеют те же права, что и штатные сотрудники.

Коммуникационные процессы в разных моделях

Коммуникационные цепочки принципиально отличаются. В аутсорсинге специалисты подчиняются менеджерам компании-исполнителя, а в аутстаффинге – непосредственно руководителям заказчика. Это создает разные подходы к организации работы.

Для эффективного сотрудничества с внешней командой при аутстаффинге необходимо заранее согласовать формат отчетности и назначить ответственных лиц. От заказчика требуется активный контроль и выделение времени на взаимодействие с внешними специалистами.

Определение оптимальной модели для работы с внешними специалистами — это стратегический выбор для любой IT-компании. Несмотря на кажущуюся сложность решения, существует четкий алгоритм, помогающий сделать правильный выбор между outstaff и outsource моделями.

Оценка внутренних ресурсов и потребностей компании

Прежде всего, необходимо провести анализ имеющихся ресурсов и реальных потребностей бизнеса. Ключевые вопросы, на которые стоит ответить:

• Имеете ли вы опыт и знания для самостоятельного управления IT-процессами?

• Насколько важно сохранить полный контроль над разработкой?

• Готовы ли вы выделять время на активное взаимодействие с внешними специалистами?

Если у вас недостаточно опыта или знаний для решения определенных задач, аутсорсинг будет предпочтительнее. Эта модель прекрасно подходит для ситуаций, когда заказчик не хочет заниматься каким-либо направлением самостоятельно.

При этом, если вы понимаете все нюансы проекта и готовы сами ставить задачи и контролировать результат, аутстаффинг станет более эффективным решением.

Анализ проектных задач и их специфики

Важно также оценить характер проектных задач. Для непрофильных бизнес-процессов (разработка сайта, IT-поддержка) часто выбирают аутсорсинг. Однако для проектов, где требуется временное увеличение команды или замещение отсутствующих специалистов, аутстаффинг окажется более уместным.

Спрос на партнерские отношения, где клиент с помощью внешних специалистов не полностью заменяет внутренних сотрудников, а дополняет их необходимыми компетенциями, продолжает расти.

Расчет экономической эффективности каждой модели

Финансовый аспект часто становится решающим. Следовательно, необходимо произвести расчеты:

1. При аутсорсинге "под ключ" стоимость выше, так как исполнитель закладывает в смету все потенциальные риски

2. Аутстаффинг предполагает оплату времени специалистов (T&M или retainer), причем в договоре обязательно фиксируется нижний порог обязательных к выкупу часов

Парадоксально, но стратегия устранения финансовых рисков через аутсорсинг иногда приводит к еще большим рискам — например, к получению ненужного продукта или переплате при его поддержке.

Кроме того, при выборе партнера стоит оценить его благонадежность: проверить финансовое состояние, проанализировать судебные споры, изучить отзывы клиентов. Хороший партнер должен предоставлять прозрачную отчетность, четко согласовывать формат взаимодействия и обеспечивать необходимый объем работы.

После принятия стратегического решения о модели сотрудничества наступает самый ответственный этап — практическая реализация выбранного подхода. Успех внедрения аутсорсинга или аутстаффинга во многом зависит от тщательной подготовки и грамотной организации процессов.

Подготовка компании к работе с внешними специалистами

Прежде всего, необходимо четко определить цели проекта, сформулировать требования и распределить задачи и роли как внутри вашей команды, так и для привлекаемых специалистов. Разработка детального плана проекта должна включать определение сроков, ресурсов и бюджета. Этот план станет основой дальнейшего взаимодействия.

Особое внимание следует уделить созданию координационного механизма. Необходимо заранее определить, какие коммуникационные каналы будут использоваться, как часто будут проводиться встречи и в каком формате будет предоставляться отчетность о выполненной работе.

Поиск и выбор надежного партнера

При выборе компании-исполнителя рекомендуется следовать структурированному подходу:

1. Сформулируйте подробные потребности и требования по ИТ-проекту

2. Подготовьте техническое задание и запрос предложений

3. Проанализируйте компании на основе опыта в вашей отрасли

4. Оцените ставки в контексте качества предоставляемых услуг

5. Изучите предлагаемые условия сотрудничества

6. Проверьте надежность: как долго существует компания, демонстрирует ли экспертность, запросите отзывы предыдущих клиентов

Максимальную выгоду можно получить только при доверии исполнителю, поэтому стоит выбирать прямых поставщиков, которые заботятся о качестве своих услуг и готовы разделить с вами часть рисков.

Интеграция внешних специалистов в рабочие процессы

Установите эффективные каналы связи, используя электронную почту, видеоконференции и совместные рабочие платформы. При интеграции внешних ИТ-специалистов в рабочие процессы важно четко определить роли и зоны ответственности каждого участника команды.

Своевременно предоставляйте необходимую информацию и доступ к нужным ресурсам. Многие проекты сталкиваются с трудностями именно из-за несвоевременного доступа к информации или системам заказчика.

Мониторинг эффективности и корректировка стратегии

Разработайте механизмы контроля качества работы привлеченных специалистов. Регулярно оценивайте прогресс проекта в соответствии с предопределенными критериями успеха. Отслеживайте ключевые показатели эффективности и своевременно выявляйте потенциальные проблемы.

Проводите анализ отклонений от плана и принимайте корректирующие меры при необходимости. Регулярные совещания и получение обратной связи от внешней команды помогут поддерживать проект в рамках установленных параметров и оперативно решать возникающие вопросы.

Аутстаффинг (Outstaff):

• Контроль над процессами остаётся полностью у заказчика.

• Специалисты работают в офисе заказчика или удалённо под непосредственным руководством клиента.

• Гибкая структура оплаты в зависимости от числа специалистов и времени работы (T&M или retainer).

• Юридическое оформление осуществляется через договор на предоставление персонала.

• Ответственность за конечный результат лежит на заказчике.

• Коммуникация прямая — напрямую с руководством заказчика.

• Компания-провайдер должна иметь специальную аккредитацию агентства занятости.

• Подходит для временного увеличения команды или замещения специалистов.

Аутсорсинг (Outsource)

Выбор между аутстаффингом и аутсорсингом значительно влияет на успех IT-проектов. Каждая модель предлагает уникальные преимущества: аутстаффинг обеспечивает прямой контроль над процессами и гибкость в управлении командой, тогда как аутсорсинг позволяет полностью делегировать задачи профессионалам.

Российский рынок IT-услуг демонстрирует растущий спрос на обе модели сотрудничества. Статистика показывает, что 83% руководителей активно используют или планируют использовать внешних специалистов. Такая тенденция объясняется стремлением компаний оптимизировать расходы и получить доступ к высококвалифицированным кадрам.

Безусловно, универсального решения не существует. Выбор зависит от множества факторов: размера компании, специфики проектов, имеющихся ресурсов и долгосрочных целей бизнеса. Ключевым фактором успеха становится тщательный анализ внутренних потребностей и грамотное внедрение выбранной модели.

Практика показывает, что наилучших результатов достигают компании, которые четко понимают свои цели и готовы адаптировать выбранную модель под конкретные задачи. Аутстаффинг особенно эффективен для проектов, требующих постоянного контроля и глубокой интеграции специалистов в существующие процессы. Аутсорсинг становится оптимальным выбором при необходимости делегировать целые направления работы профессиональным командам.

Независимо от выбранной модели, успех сотрудничества с внешними специалистами определяется качеством подготовки, четкостью постановки задач и эффективностью коммуникации между всеми участниками процесса.